Como iniciar um e-mail (dicas + modelos)

Com mais de 300 bilhões de e-mails enviados e recebidos todos os dias, o e-mail é um meio de comunicação essencial. Descobrir como iniciar um e-mail comercial de maneira profissional – especialmente quando você está escrevendo para alguém que não conhece – pode ser um desafio para profissionais de marketing, vendedores e representantes de atendimento ao cliente.

Na verdade, a forma como você inicia seu e-mail pode fazer a diferença entre o destinatário fechar o e-mail imediatamente (e excluí-lo) ou continuar lendo. O artigo a seguir fornece algumas dicas sobre como iniciar um e-mail, juntamente com algumas das saudações e inícios de e-mail mais comuns que você pode usar em sua correspondência comercial.

O que incluir no início de seus e-mails

1. Saudação ou cumprimento

Comece com uma saudação apropriada, dependendo de quão formal você precisa ser. Sempre inclua o nome do destinatário (se você souber) para tornar a saudação mais pessoal. Por último, mas não menos importante, verifique se você digitou o nome do destinatário corretamente. Nossa dica profissional? Copie e cole o nome como visto em e-mails anteriores, assinaturas de e-mail ou sites para garantir que você não cometa um erro de digitação.

2. Introdução e motivo para escrever (se necessário)

Ao escrever para alguém pela primeira vez, apresente-se e inclua uma frase concisa sobre o objetivo do seu e-mail. Essa frase pode determinar se o destinatário lerá seu e-mail ou o ignorará. Portanto, certifique-se de que seu objetivo seja claro e convincente.

Se você tem amigos, colegas ou conhecidos em comum, mencione-os, pois isso pode aumentar suas chances de obter uma resposta. Por exemplo, você poderia fazer uma mudança sutil de nome como esta: “Olá [Nome], encontrei nosso amigo em comum Richard (da [Empresa]) no fim de semana e ele mencionou que você precisava de uma nova ferramenta de help desk. Como seu atual provedor simplesmente não está te ajudando mais…”

3. Uma frase de abertura/desejando coisas boas (opcional)

Se você não escreve para o destinatário há muito tempo ou se tem um relacionamento casual com o destinatário, seria apropriado incluir uma nota rápida e positiva como “Espero que você esteja bem”. Isso pode definir o tom certo para o resto do seu e-mail.

Como alternativa, se o destinatário compartilhou algumas atualizações no LinkedIn ou em outra mídia social, sinta-se à vontade para parabenizá-lo por suas últimas conquistas (pessoais e profissionais). Você poderia dizer algo como “Parabéns pela sua promoção” ou “Parabéns, é emocionante ver [a empresa do destinatário] adquirir um cliente tão importante como a [empresa].”

4. Uma linha de agradecimento (opcional)

Com base no contexto, você pode adicionar uma curta linha de agradecimento à sua mensagem de e-mail. Por exemplo, se seu cliente em potencial/cliente tiver entrado em contato com você para fazer uma pergunta, “Obrigado por entrar em contato” ou “Obrigado por entrar em contato com a [Empresa]” é obrigatório. No entanto, sempre que você inserir uma nota de agradecimento, é importante personalizá-la, pois as notas de agradecimento padrão (como as mencionadas acima) são um pouco genéricas demais e podem parecer frias ou distantes.

Simplesmente adicionando um nome antes da linha de agradecimento, a mensagem soa mais calorosa e convidativa. Aqui está um exemplo: “Emily, muito obrigado por entrar em contato com a [Empresa] e por levantar esta questão. Você está absolutamente correta…”

Exemplos e modelos para iniciar um e-mail

Saudações em um e-mail profissional

“Oi, [Nome]” é provavelmente a saudação de e-mail mais comum e mais usada no mundo dos negócios. Esta saudação é geralmente recomendada para estilos de comunicação semiformais e informais. Se você quiser ser um pouco mais formal, “Oi” pode ser substituído por “Olá”.

“Prezado [Nome]” também é apropriado para comunicação formal e informal. Para sua conveniência, preparamos uma lista completa de outras saudações genéricas que você pode escolher ao iniciar seu e-mail profissional. Confira:

Frases gerais de abertura de e-mail

Após a saudação, você pode incluir uma curta frase de abertura para iniciar seu e-mail. No entanto, é melhor evitar frases como essas se você estiver escrevendo um e-mail formal ou frio para um cliente em potencial, pois elas podem ser amigáveis demais para a ocasião. Aqui estão alguns dos exemplos mais comuns de inícios de e-mail:

Frases de abertura de e-mail de acompanhamento

Se você não tiver certeza do que escrever no início do seu e-mail de follow-up, considere incluir uma das seguintes frases de abertura de e-mail que podem quebrar o gelo:

Frases de abertura de e-mail de resposta

Ao responder a um cliente ou cliente em potencial, uma linha curta de agradecimento é apropriada em muitos casos. Se você não tem certeza de como incorporar um agradecimento ou precisa de mais inspiração, verifique algumas de nossas alternativas:

Como iniciar um e-mail de cold sales

Ao escrever um cold e-mail para um cliente em potencial, o primeiro parágrafo vai determinar se ele achará que vale a pena ler sua mensagem, por isso é importante impressionar e se destacar. Aqui estão alguns exemplos do que você pode incluir em seu parágrafo introdutório:

Se você quiser saber mais, confira os modelos de e-mail de cold sale.

Como iniciar um e-mail de acompanhamento de vendas

Acompanhar um cliente em potencial, especialmente se ele não respondeu à(s) sua(s) mensagem(ns) anterior(es) pode ser complicado. Se for esse o caso, experimente uma destas frases eficazes de abertura de e-mail – elas podem ser úteis!

Se você quiser saber mais, confira os modelos de e-mail de follow-up de vendas.

Como iniciar um e-mail de boas-vindas ao cliente ou de pós-compra

Sempre que alguém compra o seu produto ou se inscreve no seu serviço, você deve agradecê-lo ou recebê-lo na “família” para garantir que seu relacionamento tenha um ótimo começo. A melhor maneira de fazer isso é escrevendo um e-mail de boas-vindas que inclui uma nota de agradecimento, uma breve introdução e qualquer informação útil.

Sinta-se à vontade para verificar mais modelos de e-mail de pós-compra e modelos de e-mail de boas-vindas.

Como iniciar um e-mail de atendimento ao cliente

Quase todo e-mail de atendimento ao cliente deve começar com uma mensagem de agradecimento, seja respondendo a uma simples solicitação de atendimento ao cliente ou respondendo a uma reclamação do cliente. Pode ser assim:

Se você quiser saber mais, confira os modelos de atendimento ao cliente.

Como iniciar um e-mail pedindo desculpas ao cliente

Ao responder a clientes irritados ou insatisfeitos, certifique-se de mostrar empatia e pedir desculpas em nome de sua empresa. Veja como você pode fazer isso:

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Resumo

O início do seu e-mail comercial (a saudação, a linha de abertura e a primeira frase) é a primeira coisa que o destinatário vê ao abrir o seu e-mail. Ao iniciar seu e-mail de maneira profissional, você terá mais chances de criar uma impressão positiva neles. A saudação que você usa e as primeiras frases que você escolhe para o início de seus e-mails profissionais de negócios dependem do seu público-alvo e do contexto da sua comunicação. Use as saudações por e-mail e as frases de abertura de e-mail mencionadas acima como modelos sempre que você não tiver certeza de como iniciar seu próximo e-mail para um cliente ou cliente em potencial.

Lembre-se de verificar seus e-mails em busca de erros ortográficos ou gramaticais e certifique-se de sempre soletrar o nome do destinatário corretamente. Nossa última dica é mantê-lo curto e agradável, pois ninguém quer ler e-mails longos. Vá direto ao ponto rapidamente, usando o tom de voz certo, e você acerta.

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