Modelos de Carta de Rejeição

Por mais que toda empresa queira agradar seus clientes todas as vezes, nem sempre é possível dizer sim a todos os pedidos dos clientes. Abraçar a ideia de que o cliente está sempre certo torna mais difícil descobrir como dizer não aos clientes sem desapontá-los ou perdê-los. No entanto, quando um cliente exige algo que não está disponível, não é razoável ou simplesmente impossível de fornecer, todos os envolvidos nas interações diretas com os clientes devem estar perfeitamente cientes de como dizer não aos clientes de maneira educada.

Como dizer não aos clientes sem perder seus negócios

Como dizer não às solicitações ou exigências dos clientes sem deixá-los irritados, frustrados ou decepcionados? Aqui estão alguns princípios básicos a serem lembrados sempre que você tiver que escrever uma carta de rejeição para seus clientes ou clientes potenciais.

• Reformule o “não” usando linguagem positiva, que é a única comunicação que você deve usar ao escrever uma carta de rejeição.
• Mantenha um formato simples de carta de rejeição: mostre apreço, dê a notícia, diga por que, ofereça ajuda, encerre com um tom positivo.

• Use declarações de empatia para mostrar que você entende os sentimentos do cliente (ou seja, eu entendo totalmente isso …, eu sei como deve ser frustrante …, etc.)

• Sempre forneça uma explicação dedicada de porque você não é capaz de atender à solicitação de um cliente (isto é, algo vai contra a política da empresa).
• Afirme sua recusa sem fazer falsas promessas aos clientes (ou seja, não prometa implementar um recurso em um futuro próximo, se você realmente não estiver planejando fazer isso).
• Encontre a alternativa mais próxima, se possível. Mesmo que não funcione para o cliente, ele ainda apreciará seu esforço.
• Certifique-se de que o cliente compreende que você está dizendo não ao seu pedido, não a ele pessoalmente.
• Se as coisas mudarem, entre em contato com o cliente para que saibam que agora você pode atender à solicitação.

Como dizer não a um cliente: 7 exemplos de modelos de cartas de rejeição

Quer seja o medo de uma má reputação, arruinar seu relacionamento com um cliente ou perder completamente o negócio, rejeitar solicitações de clientes pode ser um desafio, se você não souber como fazê-lo de forma profissional. Na verdade, aprender a dizer não é uma habilidade essencial, especialmente para aqueles que trabalham em posições de contato direto com o cliente. Abaixo estão alguns exemplos de cartas de rejeição padrão que você pode usar (e personalizar) para suas interações com o cliente.

Como dizer não a um pedido do cliente por um recurso

Como dizer não a um cliente pedindo por um recurso que foi removido

Como dizer não a um cliente pedindo por um desconto

Como dizer não a um cliente pedindo por um reembolso/devolução/troca

Como dizer não a um cliente pedindo para você fazer um trabalho por ele

Como dizer não para uma reunião com um cliente

Como dizer não a um projeto do cliente

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