Sistemas de chamadas automatizadas

As empresas podem usar um serviço de chamadas automáticas para enviar uma mensagem de voz pré-gravada para milhares de leads e prospects para fins de qualificação ou venda. Elas podem até mesmo enviar um lembrete de evento ou uma mensagem de emergência para toda a sua lista de contatos, incluindo membros da equipe.

Além disso, sistemas telefônicos automatizados ajudam as empresas a fornecer mensagens relevantes de atendimento ao cliente nas chamadas de suporte.

Como funciona um sistema de chamada automatizado?

Um sistema de chamada automatizada funciona tanto como um sistema de chamada de entrada quanto como um sistema de gerenciamento de chamadas automatizado de saída.

Sistemas de chamadas de entrada permitem que você grave uma mensagem de áudio única para vários pontos de dor do cliente, para que cada chamador possa escolher entre suas opções de menu e resolver um problema específico. Eles podem optar por encaminhar as chamadas para agentes disponíveis se uma determinada mensagem não resolver o problema. Além disso, alguns sistemas oferecem uma opção de retorno automático de chamada, permitindo que os clientes solicitem um retorno de chamada de um agente em um momento posterior.

Além disso, você pode usar esses sistemas de discagem automática para enviar uma mensagem pré-gravada para qualquer pessoa em sua lista de contatos sem que seus agentes precisem ligar para eles.

Veja como os sistemas de menu telefônico automático funcionam:

• Eles reproduzem uma mensagem gravada quando um cliente liga para o número local ou gratuito de uma empresa.
• O cliente pode escolher uma opção de menu adequada selecionando um número correspondente para resolver o problema ou obter suporte de um agente ao vivo.

• Alguns incluem sistemas de resposta de voz interativa que permitem aos clientes expressar o problema ao invés de pressionar um botão.

• As chamadas de saída funcionam de forma inversa. O sistema de mensagens automatizadas realiza uma chamada e reproduz uma mensagem gravada ou conecta o destinatário a um agente assim que detecta uma voz. Caso contrário, ele utiliza o recurso “Auto deixar mensagem na caixa postal”.

Esses sistemas de menu telefônico personalizados suportam várias integrações de terceiros. Por exemplo, você pode integrar o seu com o software de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) para segmentar, pontuar e rastrear seus leads.

Quais são as características dos sistemas de chamada automatizados?

As características mais notáveis ​​dos sistemas de chamada automatizados incluem:

• IDs de chamador personalizáveis – Após verificar um número de telefone válido, você pode personalizar sua identificação de chamada para que seus clientes saibam quem está ligando para eles.

• Mensagem de cumprimentos personalizada da empresa – Você pode dar as boas-vindas a cada ligação com uma mensagem personalizada.

• Transmissão em massa de mensagens de voz – Esses sistemas de discagem sem agente permitem que empresários façam chamadas simultâneas para uma lista inteira de contatos.

• Agendando chamadas – As empresas podem definir uma data específica e hora para cada chamada de saída.

• Detectação de correio de voz – Se um atendedor automático ou um serviço de correio de voz atender uma chamada, um sistema automatizado de chamadas irá reproduzir a mensagem após o tom.

• Tradução de texto para caixa postal – O sistema pode enviar um texto se o receptor não tiver uma opção de caixa postal.

• Serviços de resposta automatizada – Você pode gravar mensagens para tratar dos pontos de dor mais comuns dos clientes.

• Regras de roteamento personalizáveis – Você pode encaminhar suas chamadas com base nos dados do CRM ou do help desk para desfrutar de distribuição automatizada de leads e fornecer suporte ao cliente contínuo. Você pode configurar o roteamento baseado em habilidades focado nas pontuações dos agentes ou no roteamento baseado em tempo relacionado às horas de trabalho deles.

• Análises em tempo real – Um painel ao vivo com recursos de monitoramento em tempo real e relatórios pode fornecer informações sobre o tempo médio de resposta, desempenho do agente e muito mais.

• Recursos avançados – A maioria dos sistemas oferece recursos avançados como gravação de chamadas, videoconferência, gravação e transcrição de reuniões, retornos de chamada automáticos, transcrições de mensagens de voz, transferência de chamadas, enquetes e pesquisas.

O que evitar ao usar sistemas de chamada automatizada?

Um menu ruim é uma das piores coisas que um sistema de ligação automatizada poderia ter. Isso pode transformar qualquer chamador em um cliente irritado e fazê-los querer trocar para outro serviço.

Seu menu deve ser conciso e oferecer opções que se adequem a diversas situações. Evite saudações longas, opções erradas e muitas escolhas que possam confundir os clientes.

Música abafada e uma interface de usuário desajeitada também podem arruinar a experiência do usuário. Seus chamadores não devem pular obstáculos para obter o suporte necessário, nem devem ouvir a mesma música repetidamente enquanto aguardam na linha. Se você decidir tocar música, permita que os chamadores escolham suas músicas favoritas para melhorar sua satisfação.

Quais são os benefícios de utilizar sistemas de chamadas automatizadas?

Se você utilizar um sistema de chamadas automatizado, você desfrutará desses benefícios:

• Efficiência de tempo – Chamadas telefônicas automatizadas para uma longa lista de números de telefone podem economizar tempo precioso, aumentando a eficiência e produtividade de seus agentes.

• Economia de custos – Graças às chamadas ilimitadas e preços acessíveis, você pode economizar dinheiro em chamadas de saída enquanto atende clientes em todo o mundo. O atendimento automático reduz o tempo de chamada de seus agentes, reduzindo ainda mais seus custos.

• Tempo de resposta reduzido – Uma mensagem pré-gravada relevante pode responder rapidamente às perguntas dos clientes.

• Satisfação do cliente – Qualquer cliente pode transferir a ligação para um agente ao vivo para resolver problemas complexos.

• Nutrição de leads – Phone ACD permite que você acompanhe lidera perfeitamente e aumenta as taxas de conversão e vendas. Você pode gerar um relatório detalhado sobre cada chamada e integrar o sistema com aplicativos de terceiros, como CRM ou software de suporte técnico.

• Melhor comunicação e colaboração em equipe – Muitos sistemas oferecem recursos de mensagens em equipe e chamadas internas para uma comunicação e colaboração mais eficientes. A maioria oferece armazenamento ilimitado para gravações de chamadas, mensagens e documentos compartilhados.

Quanto custam os sistemas de chamadas automatizadas?

Sistemas de chamadas automatizadas são soluções economicamente viáveis que não exigem instalações de hardware ou software.

Dependendo do provedor, você pode obter um plano básico a partir de aproximadamente $20 por usuário por mês, mas ele pode ter capacidades limitadas. Alguns provedores cobram quase $200 por usuário/mês por um plano avançado. Alguns cobram taxas mensais por minutos, enquanto outros oferecem minutos e mensagens de texto ilimitados.

Se você adquirir um plano de preço anual, pode ser que você ganhe um desconto no preço anual. Um desconto por volume também é possível para muitas contas de usuário adicionais.

LiveAgent pode ser a opção mais acessível. Começando em $49/agent/mês e oferecendo mais de 180 recursos, é o plano mais acessível disponível.

É um plano premium, all-inclusive, que você paga conforme usa, portanto não há opções de plano anual. Não requer nenhum contrato ou taxa de instalação e você pode fazer upgrade ou cancelar a qualquer momento e obter um teste grátis de 30 dias (não é necessário cartão de crédito) para explorar os recursos.