Caixa de correio compartilhada

À medida que as empresas crescem, a necessidade de uma abordagem centralizada para gerenciar e-mails se torna evidente. É aí que entram as caixas de correio compartilhadas, uma ferramenta projetada para simplificar a comunicação entre os membros da equipe, mantendo a organização e a eficiência.

Uma caixa de correio compartilhada permite que vários usuários acessem e gerenciem um endereço de e-mail comum, facilitando a colaboração entre equipes e a resposta a consultas. Compreender a diferença entre caixas de correio compartilhadas e caixas de entrada compartilhadas é fundamental para maximizar a produtividade. Este artigo explora as principais características, benefícios e melhores práticas associadas às caixas de correio compartilhadas, garantindo que você saiba exatamente o que precisa para uma gestão de e-mails bem-sucedida.

Desde a escolha do software certo—como o LiveAgent—até configurá-lo de forma eficaz, cobrimos tudo o que você precisa saber. Junte-se a nós enquanto exploramos os detalhes das caixas de correio compartilhadas e desbloqueamos o potencial para um trabalho em equipe aprimorado e uma comunicação eficiente.

Como Funcionam as Caixas de Correio Compartilhadas:

• Acesso Central: Os membros da equipe acessam a caixa de correio compartilhada para gerenciar coletivamente os e-mails recebidos e enviados.

• Identidade Consistente: Emails enviados da caixa de correio compartilhada aparecem com o endereço compartilhado, não com o de usuários individuais. Isso mantém a comunicação externa uniforme.

• Colaboração: Os membros podem discutir e responder às mensagens como uma unidade, sem iniciar cadeias de e-mails separadas.

Caixas de correio compartilhadas reduzem o risco de perder mensagens importantes ou de precisar encaminhar e-mails desnecessariamente. Elas simplificam os processos e aumentam a eficiência da equipe. Diferentemente de uma lista de distribuição ou de uma licença separada para cada usuário, todas as permissões já estão configuradas para uma operação fluida.

Diferenças entre caixas de correio compartilhadas e caixas de entrada compartilhadas

Caixas de correio compartilhadas e caixas de entrada compartilhadas são frequentemente usadas como sinônimos, mas elas têm diferenças.

Recurso	Shared Mailbox	Shared Inbox
Propósito	Para colaboração em equipe e gestão de e-mails.	Para colaboração em equipe com foco em respostas de e-mail e notas internas.
Acesso do Usuário	Acesso de múltiplos usuários com suas credenciais.	Acesso de múltiplos usuários geralmente via clientes de e-mail.
Envio de E-mail	Enviado como a caixa de correio compartilhada ou em nome do usuário.	Normalmente enviado em nome de um usuário individual.
Calendário	Inclui um calendário comum para agendamento.	Normalmente não inclui recursos de calendário.
Implementação	Frequentemente utilizado no Office 365 ou Google Workspace.	Frequentemente usado em determinados clientes de e-mail.

Uma caixa de correio compartilhada permite que várias pessoas gerenciem e-mails de um único endereço de e-mail. É ideal para equipes, pois não requer licenças ou detalhes de contas separados. Caixas de entrada compartilhadas geralmente aparecem em clientes de e-mail e se concentram na colaboração em tempo real, incluindo notas internas e o acompanhamento de conversas por e-mail.

O LiveAgent oferece uma excelente solução para gerenciar caixas de entrada compartilhadas. Ele suporta uma comunicação eficiente da equipe ao integrar recursos para lidar com e-mails recebidos e manter tempos de resposta organizados, garantindo que suas equipes de suporte ao cliente operem de forma eficaz.

Principais recursos de caixas de correio compartilhadas

Caixas de correio compartilhadas são uma ferramenta versátil no Microsoft 365 e em outras plataformas como o Google Workspace. Elas permitem que vários usuários enviem e recebam e-mails usando um endereço de e-mail central, como info@suaempresa.com ou suporte@suaempresa.com. Aqui estão algumas características principais que tornam as caixas de correio compartilhadas benéficas para as operações em equipe:

• Comunicação Centralizada: Os usuários podem gerenciar e-mails a partir de uma caixa de entrada compartilhada, garantindo que todos tenham acesso às conversas de e-mail mais recentes sem a necessidade de contas separadas.

• Eficiência de Custo: Caixas de correio compartilhadas não exigem uma licença paga, tornando-as uma escolha econômica para empresas que buscam soluções de e-mail colaborativas.

• Calendário e Contatos Unificados: Semelhante a uma caixa de correio comum, caixas de correio compartilhadas incluem uma caixa de entrada, calendário e lista de contatos, facilitando o agendamento e a gestão de contatos de forma integrada.

• Identidade Consistente de E-mail: Os e-mails enviados de uma caixa de correio compartilhada parecem vir do próprio endereço da caixa de correio, mantendo a consistência na comunicação.

• Organização Aprimorada: A capacidade de criar subpastas ajuda a manter os e-mails organizados, apoiando fluxos de trabalho mais eficientes.

Acesso múltiplo de usuários

Uma caixa de correio compartilhada é projetada para que vários usuários trabalhem de forma colaborativa. Veja como ela facilita o acesso de vários usuários:

• Uso Concorrente: Vários usuários podem acessar simultaneamente uma caixa de correio compartilhada. Isso promove o trabalho em equipe, permitindo que os membros gerenciem mensagens juntos em tempo real.

• Acesso Seguro: Para aumentar a segurança, as caixas de correio compartilhadas estão vinculadas a uma conta de usuário desativada para impedir acessos diretos, reduzindo o risco de acessos não autorizados.

• Gerenciamento de Mensagens: Embora as caixas de correio compartilhadas ofereçam acesso fácil, elas não podem restringir os usuários de excluir mensagens.

• Diretrizes de Uso: Estabelecer regras para o direcionamento e a categorização de e-mails melhora o trabalho em equipe, especialmente para equipes remotas ou distribuídas.

Gerenciamento de e-mails

A gestão eficaz de e-mails é fundamental para qualquer equipe que utiliza caixas de entrada compartilhadas. Aqui estão algumas formas pelas quais as caixas de e-mail compartilhadas ajudam na gestão de e-mails:

• Atribuindo Responsabilidade: As equipes podem atribuir e-mails específicos a membros individuais, garantindo clareza na alocação de tarefas.

• Ferramentas de Colaboração: Caixas de entrada compartilhadas permitem a utilização de tags e notas internas, apoiando uma comunicação e assistência contínuas dentro da equipe.

• Comunicação Estruturada: O uso de tags e campos personalizados melhora a organização e mantém a produtividade ao manter as mensagens estruturadas.

• Medidas de Segurança: Logins individuais de usuários para plataformas de caixa de entrada compartilhada protegem a conta de e-mail contra uso não autorizado.

• Ferramentas Integradas: Soluções como Gmelius ou Hiver aprimoram caixas de entrada compartilhadas, oferecendo recursos como atribuição de e-mails e análises de desempenho.

Evitando a duplicação de respostas

Prevenir respostas duplicadas é crucial para manter um fluxo de trabalho profissional e eficiente. Veja como as caixas de correio compartilhadas ajudam:

• Visibilidade de Conversas por E-mail: Os membros da equipe podem visualizar toda a conversa por e-mail, reduzindo as chances de respostas duplicadas às consultas dos clientes.

• Atribuições de Fluxo de Trabalho: Ao atribuir e-mails a membros específicos da equipe, a clareza nas responsabilidades é mantida, evitando múltiplas respostas à mesma mensagem.

• Otimização da Caixa de Entrada: Revisar e otimizar regularmente a configuração da caixa de entrada ajuda a identificar e corrigir possíveis problemas de duplicação.

• Tags Organizacionais: Aplicar tags ou rótulos rastreia e-mails tratados, evitando de forma eficiente respostas redundantes.

• Treinamento Eficaz: Educar os membros da equipe sobre o uso de ferramentas de caixa de entrada compartilhada promove uma comunicação eficaz, minimizando o risco de esforços duplicados.

Para gerenciar caixas de entrada compartilhadas de forma eficiente, considere usar o LiveAgent. Como uma solução de alto nível, o LiveAgent apoia a comunicação em equipe ao facilitar a gestão organizada de e-mails recebidos, garantindo que sua equipe de suporte ao cliente opere sem problemas.

Benefícios de usar caixas de correio compartilhadas

Caixas de correio compartilhadas são uma ótima ferramenta para equipes que precisam gerenciar e-mails de forma colaborativa. Elas permitem que vários membros da equipe acessem e enviem e-mails a partir de uma conta central. Isso melhora a eficiência ao eliminar a necessidade de encaminhar mensagens para diferentes colegas. As caixas de correio compartilhadas também aceleram os tempos de resposta a consultas de clientes, resultando em uma comunicação mais rápida e um serviço aprimorado.

Com uma caixa de correio compartilhada, sua equipe ganha melhor visibilidade de e-mails anteriores e conversas em andamento. Esse engajamento coletivo facilita a colaboração eficaz de todos. Além disso, como as caixas de correio compartilhadas não exigem uma conta de usuário ou licença separada, a administração é simplificada.

Colaboração aprimorada da equipe

O uso de caixas de correio compartilhadas melhora significativamente a colaboração da equipe. Por exemplo, a caixa de entrada compartilhada do LiveAgent permite que os e-mails sejam atribuídos aos membros relevantes da equipe, aumentando a responsabilidade e a eficiência. Da mesma forma, o Gmelius transforma uma caixa de entrada do Gmail em um espaço de trabalho compartilhado, permitindo o trabalho em equipe em e-mails sem sair do Google Workspace. Com recursos como comentários internos, rascunhos compartilhados e respostas prontas, o Front ajuda as equipes a se comunicarem e a se auxiliarem de forma eficaz.

Transparência aprimorada

Caixas de correio compartilhadas promovem comunicação transparente. Elas permitem que vários membros da equipe gerenciem e-mails de um endereço comum. Esse senso de acesso aberto apoia a colaboração. Em uma configuração de help desk, caixas de entrada compartilhadas podem melhorar a transparência operacional ao oferecer métricas para avaliar a carga de trabalho e os tempos de resposta.

Ferramentas como o LiveAgent aumentam a responsabilidade com recursos como etiquetas compartilhadas e atribuições de e-mail. Equipes modernas podem adaptar caixas de entrada compartilhadas para atender às necessidades de comunicação multifuncional em diversos contextos departamentais.

Atendimento ao cliente simplificado

As caixas de correio compartilhadas também são vitais para um suporte ao cliente simplificado. Elas permitem respostas rápidas e unificadas, o que é essencial para uma alta satisfação dos clientes. Ferramentas como Help Scout e LiveAgent oferecem às equipes de suporte a capacidade de gerenciar solicitações de clientes de forma eficaz por meio de caixas de correio compartilhadas. Ao integrar vários canais de comunicação, essas caixas de correio proporcionam uma experiência fluida para os clientes.

Conversas unificadas com os clientes em diferentes plataformas ajudam as equipes de suporte a oferecer um atendimento personalizado. Além disso, recursos como automação de fluxos de trabalho e atribuição de tarefas em sistemas de caixa de entrada compartilhada aumentam a produtividade da equipe e a eficiência nas respostas em cenários de suporte ao cliente.

Em última análise, as caixas de correio compartilhadas são essenciais para promover o trabalho em equipe e melhorar a comunicação tanto dentro das equipes quanto com os clientes. O LiveAgent oferece uma excelente solução para gerenciar caixas de correio compartilhadas, proporcionando uma variedade de recursos para aprimorar a colaboração e apoiar a transparência.

Como escolher o melhor software para caixa de correio compartilhada

Ao escolher um software para uma caixa de entrada compartilhada, considere a compatibilidade com o LiveAgent para facilitar a colaboração. Essas caixas de entrada permitem que vários usuários gerenciem uma única conta de e-mail usando seus próprios IDs de e-mail, o que é crucial para um trabalho em equipe fluido.

Aqui estão os pontos principais a serem considerados:

1. Produtividade: Caixas de correio compartilhadas podem otimizar a comunicação, reduzindo e-mails internos e melhorando a colaboração da equipe.

2. Capacidades de Relatórios: Procure por um software que rastreie métricas como o tempo de primeira resposta e o tempo médio de resolução. Esses insights ajudam a avaliar o desempenho e a eficiência da equipe.

3. Limitações de Usuário: Procure manter o número de usuários acessando a caixa de correio compartilhada abaixo de 25. Isso ajuda a manter o desempenho e a funcionalidade.

4. Acessibilidade: Garanta que o software permita o acesso por meio dos aplicativos web e mobile do Outlook. Isso aumenta a flexibilidade de uso em qualquer dispositivo.

Uma tabela resumindo os recursos do software pode ajudar a visualizar essas considerações:

Recurso	Importância
Compatibilidade com o Office 365	Essencial para a colaboração em equipe
Ferramentas de Produtividade	Simplifica a comunicação interna
Métricas de Relatório	Avaliar e melhorar o desempenho da equipe
Limite de Usuário	Desempenho ideal com menos usuários
Acesso Multiplataforma	Uso flexível em vários dispositivos

Para a melhor solução em caixas de correio compartilhadas, considere o LiveAgent. Ele oferece recursos robustos projetados para atendimento ao cliente, apoiando interações fluidas da equipe e gerenciamento eficiente de e-mails.

Como configurar uma caixa de correio compartilhada

Configurar uma caixa de correio compartilhada no Microsoft 365 é um processo simples. Siga estas etapas:

1. Faça login no Centro de Administração: Comece fazendo login no centro de administração do Microsoft 365.

2. Navegue até Caixas de Correio Compartilhadas: Vá para “Equipes e Grupos” e selecione “Caixas de correio compartilhadas.”

3. Criar uma Nova Caixa de Correio Compartilhada: Clique na opção para adicionar uma nova caixa de correio compartilhada. Você precisará designar um nome e um endereço de e-mail para ela.

4. Gerenciar Armazenamento: Lembre-se de que uma caixa de correio compartilhada é gratuita desde que tenha menos de 50GB. Se ultrapassar esse tamanho, uma licença separada será necessária.

5. Configurar Acesso Móvel: A maioria dos clientes de e-mail e aplicativos suporta a funcionalidade de caixas de correio compartilhadas, permitindo que os usuários as acessem em dispositivos móveis.

6. Configurar Itens Enviados: É recomendável configurar as configurações da caixa de correio para que todos os itens enviados da caixa de correio compartilhada fiquem visíveis para os membros da equipe, o que pode ser feito através do centro de administração.

7. Gerenciar Permissões: Caixas de correio compartilhadas não possuem senhas. O acesso é concedido com base em permissões, permitindo que os usuários autorizados por você façam login sem uma senha separada.

Tabelas podem ajudar a resumir esses pontos para maior clareza:

Passo	Ação	Notes
Acesso ao Centro de Administração	Fazer login no Microsoft 365	Use suas credenciais de administrador
Navegação de Caixa de Correio Compartilhada	Equipes e Grupos > Caixas de correio compartilhadas	Encontre a seção de caixas de correio compartilhadas
Criação de Nova Caixa de Correio	Add new shared mailbox	Atribua um nome e endereço de e-mail
Gerenciamento de Armazenamento	Monitorar o tamanho da caixa de correio	Grátis até 50GB; licença necessária para mais de 50GB
Configuração de Acesso Móvel	Habilitar em dispositivos	Compatível com a maioria dos clientes e aplicativos de e-mail
Configuração de Itens Enviados	Ajustar configurações	Tornar os itens enviados visíveis para todos os membros da equipe
Gerenciamento de Permissões	Definir permissões de acesso	Os usuários fazem login sem uma senha separada.

Guia passo a passo de configuração no LiveAgent

Configurar uma caixa de correio compartilhada no LiveAgent é simples e eficaz para a colaboração em equipe. Aqui está um guia:

1. Entrar: Acesse sua conta do LiveAgent com suas credenciais.

2. Se você deseja conectar uma nova conta de e-mail para envio e recebimento de e-mails, é melhor começar com a configuração de saída. Navegue até Configuração > E-mail > Contas de E-mail de Saída e clique no botão “Integrar nova conta de e-mail” e siga as instruções desta seção da base de conhecimento.

3. Depois de conectar com sucesso seu endereço de e-mail como uma conta de envio, navegue até Configuração > E-mail > Contas de E-mail de Entrada e clique no botão “Integrar nova conta de e-mail” e siga as instruções disponíveis aqui.

4. De modo geral, é recomendado conectar primeiro seu endereço de email como uma conta de envio de emails e, em seguida, como uma conta de recebimento de emails, devido ao último passo da integração da conta de email de recebimento, onde você precisa escolher uma conta de email de envio já conectada e configurá-la como remetente padrão para responder emails/tickets recuperados da conta de email de recebimento.

5. Além disso, é recomendado usar primeiro os conectores nativos do Google/Microsoft ao conectar endereços de e-mail fornecidos pelo Google/Microsoft, pois esses conectores suportam os novos métodos de autenticação OAuth do Google/Microsoft.

6. Cada método de conexão é dividido e descrito em nossa categoria de recursos de Email e suas subcategorias. Se você estiver usando outro provedor de conta de email ou quiser conectar seu próprio servidor de email, será necessário selecionar o método de Caixa de Correio Personalizada.

7. Os conectores do Google/Microsoft ou os métodos de IMAP/POP3 buscam e-mails da sua conta de e-mail de entrada conectada a cada poucos minutos usando cron jobs, enquanto os e-mails encaminhados são buscados instantaneamente assim que chegam na caixa de entrada da sua conta de e-mail.

Você pode ler mais sobre a configuração de contas de e-mail em nosso artigo separado.

Melhores práticas para gerenciar caixas de correio compartilhadas

Gerenciar uma caixa de correio compartilhada de forma eficiente é crucial para aumentar a produtividade da equipe. Aqui estão algumas práticas recomendadas a considerar:

1. Atribuir E-mails: Delegue e-mails para os membros da equipe com base em suas habilidades. Isso aumenta a responsabilidade e garante que as dúvidas sejam tratadas pela pessoa certa.

2. Utilize Tags: Use tags ou etiquetas para organizar os e-mails recebidos. Essa categorização facilita para os membros da equipe encontrar e responder a consultas específicas.

3. Automatize Fluxos de Trabalho: Configure fluxos de trabalho automatizados para tarefas rotineiras. Isso reduz o esforço manual e mantém a caixa de entrada compartilhada organizada.

4. Revisões Regulares: Avalie e ajuste regularmente a configuração da sua caixa de entrada para atender às necessidades em evolução da sua equipe. Mantê-la otimizada aumenta a eficiência.

5. Treinamento: Treine os membros da equipe sobre o uso eficaz. Isso garante práticas consistentes e melhora a colaboração.

Conclusão

Uma caixa de correio compartilhada é uma excelente ferramenta para melhorar a colaboração e a comunicação da equipe. Ao permitir que vários usuários acessem um único endereço de e-mail, as equipes podem gerenciar e acompanhar as conversas por e-mail de forma eficiente. Essa configuração é particularmente benéfica para departamentos com alto volume, como atendimento ao cliente e finanças, onde tempos de resposta rápidos são cruciais.

Uma das principais vantagens de uma caixa de correio compartilhada é a sua capacidade de organizar as caixas de entrada individuais. Ela reduz a necessidade de encaminhar e-mails e de usar CCs ou CCOs, ajudando as equipes a se manterem organizadas. Além disso, caixas de correio compartilhadas podem ser configuradas sem custo adicional além das licenças de usuário necessárias, tornando-se uma solução econômica para muitas organizações.

Para equipes que buscam a melhor configuração de caixa de entrada compartilhada, o LiveAgent se destaca como uma das melhores opções. O LiveAgent oferece recursos robustos que tornam a gestão de e-mails mais eficiente e garantem que nenhuma comunicação passe despercebida. Ao adotar uma caixa de entrada compartilhada com soluções como o LiveAgent, as organizações podem melhorar sua eficiência e capacidade de resposta, aumentando, assim, a satisfação do cliente. Experimente você mesmo começando hoje um teste gratuito de 30 dias.