A comunicação por e-mail começou em 1971, quando Ray Tomlinson enviou o primeiro e-mail para si mesmo. Embora esta tecnologia já tenha 43 anos, milhares de milhões de emails são enviados todos os dias. Às vezes lemos e enviamos diariamente mais e-mails do que conhecemos pessoas reais. No entanto, na comunicação por e-mail cometemos os mesmos erros, que devemos evitar para nosso próprio bem. Então, como melhorar nossos e-mails?

Abaixo estão 10 dicas para uma comunicação eficaz por e-mail:

1. Seja claro e conciso

A maioria das pessoas tem muito pouco tempo durante o dia para ler e responder a e-mails. O corpo do e-mail deve ser informativo e direto. Mesmo se você estiver usando outras alternativas para e-mail, seu destinatário apreciará mensagens curtas e claras. Considere usar pontos com marcadores ou escrever um e-mail separado para cada tópico que você precisa comunicar com alguém.

Lembre-se: E-mails longos sugam a vida das pessoas.

2. Seja educado

A menos que você esteja se dando bem com alguém, evite linguagem informal, jargões, gírias e abreviações inadequadas. Pense em como seu e-mail “sente” emocionalmente. Se suas emoções puderem ser mal interpretadas, encontre outra maneira de expressar suas palavras. Seja amigável, respeitoso e agradecido.
Quer saber quando usar um tom casual, formal, sério ou amigável?

3. Use uma linha de assunto clara

Com base em uma linha de assunto, as pessoas decidem se abrem um e-mail ou não. Muitas pessoas recebem uma quantidade enorme de e-mails, é importante descrever o que o leitor encontrará dentro.

A caixa de entrada do destinatário faz a primeira limpeza para eles. E as mensagens sem uma linha de assunto são consideradas e-mails inválidos e, portanto, encaminhadas para spam.

4. Preste atenção à ortografia e à gramática

Esta é uma maneira fácil de mostrar que você se importa. Tente ler sua mensagem em voz alta para ajudá-lo a detectar quaisquer erros gramaticais ou frases inconvenientes que, de outra forma, você poderia perder.

5. Lembre-se de que o e-mail nunca é privado

Sua mensagem pode ser encaminhada para outras pessoas sem o seu conhecimento. Se suas informações forem altamente confidenciais, certifique-se de que cheguem à pessoa certa.

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6. Coloque seu ponto principal no início

Se você está respondendo a uma pergunta no e-mail de alguém, coloque a resposta no início. A maioria das pessoas não gosta de ler parágrafos longos para entender o ponto principal no final da mensagem.

7. Use a tecla REPLY

Inclua a mensagem anterior quando estiver respondendo a um e-mail. Não comece um novo e-mail. Essa prática economiza seu tempo e o tempo do destinatário.

8. Seja amigo do ambiente

Evite imprimir e-mails sempre que possível. Você poderá manter suas comunicações mais bem organizadas e ainda economizar árvores.

9. Avoid YELLING

Não use letras maiúsculas, isso implica gritar. Também é MAIS DIFÍCIL LER letras datilografadas que são todas do mesmo tamanho, então dê um tempo aos seus leitores.

10. Inclua sua assinatura

Não se esconda atrás de um e-mail e inclua seu nome. Feche sua mensagem com “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou “Tudo de bom”, dependendo da situação. Não se esqueça de escrever o nome de uma empresa abaixo do seu nome ou compartilhar seu cartão de visita digital.

Perceba que, depois que sua mensagem for enviada, será impossível recuperá-la. Ao enviar a mensagem errada a alguém, você pode prejudicar e arruinar seu negócio ou carreira. Sempre verifique sua mensagem e a linha do destinatário antes de enviar qualquer e-mail. Também é uma boa ideia criar uma nova conta de e-mail dedicada à divulgação e comunicações com o cliente.

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Daniel Pison

Daniel is responsible for the marketing and communication strategy at LiveAgent. He is a member of the inner product circle and company topmanagement. During his previous professional career, he held various managerial positions in the field of marketing and client communication. Daniel is one of the experts on AI and its integration into the customer service environment.