Email de agradecimento ou carta de agradecimento?

Dependendo do tamanho e do tipo de negócio que você administra, assim como o número de clientes para quem você deseja expressar gratidão, você pode escolher entre e-mail ou cartas de agradecimento (enviadas pelo correio). Alguns fatores para levar em conta quando for escolher entre os dois são:

Prazo de entrega: o mais rápido que uma carta tradicional chegará é no dia seguinte ao seu envio. Se o momento não for crítico, você pode enviar uma carta. Mas quando for necessário um acompanhamento imediato, como agradecer a um cliente pela compra, o e-mail será mais conveniente.
Grau de formalidade: como os e-mails são considerados menos formais do que as cartas no mundo dos negócios, se você preferir manter uma comunicação formal com os clientes, opte pelas cartas.
O conteúdo da mensagem: o e-mail permite adicionar gráficos, imagens, vídeos, links ou anexar arquivos – se você quiser que sua mensagem de agradecimento seja mais criativa do que um texto simples impresso, e-mail é uma boa opção.
Restrições orçamentárias: Enviar e-mails é mais barato, enviar cartas exige despesas adicionais (papel, impressão, taxa de serviço postal). Para uma empresa global, ter clientes em todo o mundo, o e-mail pode ser a única opção razoável.

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Como escrever uma carta de agradecimento ao cliente

Qualquer carta de agradecimento ao cliente geralmente deve ser estruturada em um estilo mais formal do que um e-mail e deve sempre incluir certos componentes básicos da carta de agradecimento. Abaixo estão algumas dicas úteis sobre como criar uma carta de agradecimento perfeita para seus clientes:

use saudações mais formais, como; “Prezado Sr./Sra. Carter,” ou “Querido John,”. Saudações informais como; “Olá”, “Saudações” ou “Olá” devem ser evitados. Certifique-se também de verificar a ortografia do nome do destinatário, caso contrário, você corre o risco de causar uma má impressão desde o início.

O único propósito de uma carta de agradecimento deve ser mostrar apreço e expressar gratidão aos clientes fiéis. Resista à tentação de lançar seu negócio novamente. Não mencione vendas futuras, ofertas especiais, novos produtos ou qualquer outra coisa que possa ser considerada um anúncio. Porque isso pode distrair o cliente do seu ponto inicial.

Depois de agradecer a um cliente por seu negócio, considere adicionar alguma declaração de acompanhamento mostrando que você está atento às necessidades do cliente. Pode ser mencionar que você está sempre disponível caso eles tenham alguma dúvida ou preocupação em relação aos seus produtos ou serviços. Ou simplesmente pergunte se há algo que você possa fazer para aumentar a satisfação deles.

Para fazer uma carta parecer profissional, certifique-se de usar um papel timbrado que possa incluir o nome da sua empresa, logotipo ou outras informações de marca. Um papel timbrado bem projetado torna a carta única, garante a visibilidade da sua marca, ajuda a verificar sua autenticidade para o destinatário e cria uma impressão profissional geral.

Ao encerrar uma carta de agradecimento, é importante usar uma palavra ou frase apropriadamente respeitosa e profissional. Você pode selecionar o mais comumente usado “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”, ou um pouco mais pessoal “Atenciosamente”, “Atenciosamente respeitosamente”, “Felicidades”, “Com agradecimento” ou “Agradecidamente”. Fechamentos como “Sempre”, “Saúde”, “Amor” ou “Tome cuidado” são considerados muito informais para cartas comerciais e deve ser evitado.

Embora fazer com que as cartas de agradecimento pareçam pessoais possa ser um desafio para grandes empresas, adicionar uma assinatura na parte inferior da carta pode ajudar a adicionar pelo menos algum nível de personalização. Embora nem sempre seja possível adicionar uma assinatura manuscrita, mesmo uma assinatura impressa sempre ficará melhor do que simplesmente um nome digitado.

Exemplos de cartas de agradecimento ao cliente

1. Agradecendo aos clientes de longa data por sua fidelidade.

Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.

It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!

Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.

Best regards
****

2. Celebrando uma conquista da empresa

Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.

Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.

We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****

3. Mostrando gratidão no final do ano

Dear Ms. ****,

As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.

We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.

From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****

Os exemplos acima permitirão que você crie cartas de agradecimento ao cliente com facilidade. Você pode até mesmo conferir mais exemplos de mensagens de e-mail para o helpdesk para capacitar seus agentes a lidar de forma eficiente com toda a comunicação com o cliente.