Gestão da informação vs. gestão do conhecimento

Em uma época em que o cenário digital está repleto de grandes quantidades de dados, compreender a sutileza entre gestão do conhecimento e gestão da informação emergiu como uma questão fundamental para muitas empresas. O processo de gerenciamento eficaz de informações envolve não apenas a coleta e categorização de dados, mas também garantir que as pessoas certas acessem essas informações no momento certo. Falaremos um pouco sobre esses termos frequentemente intercambiáveis, ajudando as empresas a entender a complexidade dos dados, informações e criação de conhecimento.

Por que a gestão da informação é importante para o seu negócio?

O dinâmico mundo dos negócios de hoje depende muito do fluxo contínuo e da acessibilidade das informações. Informações corretamente organizadas e acessíveis garantem que os investimentos em tecnologia sejam maximizados, transformando cada empreendimento tecnológico em um ativo que impulsiona resultados mensuráveis. A integração de um processo de gestão de informações sólido é fundamental para promover uma experiência positiva para os funcionários.

Além disso, a gestão de informações simplificada eleva o desempenho organizacional como um todo. Ela proporciona clareza, reduz redundâncias e aprimora a eficiência, dessa forma, promovendo um ambiente propício para a inovação. Isso não apenas oferece benefícios significativos para as organizações, mas também molda a cultura da empresa, promovendo a colaboração e a comunicação aberta.

A gestão eficaz da informação vai além de apenas organizar dados. Trata-se de transformar esses dados em uma vantagem estratégica, ajudando as empresas a otimizar suas operações e se manter à frente do mercado em um cenário empresarial em constante mudança.

O que é gestão do conhecimento?

O conhecimento é um passo acima da mera coleta de dados e informações. Construindo a partir da analogia escolar, enquanto os dados e informações podem ser os resultados brutos dos testes que fornecem uma perspectiva acumulada como a média da turma, o conhecimento seria a sabedoria à qual os educadores recorrem. Essa sabedoria, originada da síntese de dados e experiência individual, pode ajudar os educadores a personalizarem os métodos de ensino para obter melhores resultados.

Considere a base de conhecimento de uma empresa, uma ferramenta que consolida informações sobre perguntas frequentes dos clientes. À medida que essa ferramenta amadurece e assimila conhecimentos de especialistas, ela evolui de um simples repositório para um recurso crítico. Os clientes agora podem aproveitar esse reservatório para soluções rápidas e precisas, melhorando sua experiência geral.

Por que a gestão do conhecimento é importante para o seu negócio?

No cenário empresarial, o conhecimento se destaca como um pilar fundamental para o crescimento e agilidade organizacional. A disponibilidade e acesso ao conhecimento desempenham um papel central na condução desse crescimento. O processo de gestão do conhecimento vai além da simples coleta de expertise; trata-se de alavancar estrategicamente para promover inovação e aprimorar a eficiência operacional. Ao garantir um fluxo livre de informações, as empresas podem evitar as armadilhas da redundância e garantir que percepções não fiquem aprisionadas em departamentos ou indivíduos isolados.

A democratização do conhecimento, proporcionada por uma estratégia eficaz de gestão do conhecimento, promove uma cultura de aprendizagem contínua. À medida que os funcionários em todos os níveis podem acessar e contribuir com a sabedoria coletiva da empresa, há um aumento perceptível na adaptabilidade e prontidão para enfrentar desafios. Essa fluidez no compartilhamento de informações leva a uma operação otimizada, reduzindo tarefas repetitivas e otimizando a utilização dos recursos.

Uma estrutura robusta de gestão do conhecimento equipa as empresas com as ferramentas para tomar decisões rápidas e bem informadas, conferindo assim uma vantagem competitiva. Ao transformar dados brutos em insights acionáveis, os negócios estão em melhores condições de navegar pelas complexidades do mercado contemporâneo e prosperar em meio à mudança.

Quais são as principais diferenças entre gestão do conhecimento e gestão da informação?

Tanto a gestão do conhecimento (KM) quanto a gestão da informação (IM) são cruciais para as organizações, mas não são sinônimos. Vamos destacar as principais distinções:

Natureza

• IM: Envolve a categorização, armazenamento e disseminação de dados organizados. Trata-se de apresentar fatos de forma sistemática. 

• KM: Vai além dos fatos, sintetizando informações com experiência e contexto. Trata-se da compreensão e aplicação do conhecimento.  

Transferibilidade

• IM: Dada a sua natureza estruturada, as informações podem ser facilmente transferidas entre diferentes mídias.  

• KM: O conhecimento, especialmente o conhecimento tácito (intuitivo), não é simples de transferir ou codificar.  

Armazenamento

• IM: Prioriza o armazenamento digital organizado, garantindo fácil recuperação.  

• KM: Visa capturar tanto o conhecimento explícito (codificado) quanto o conhecimento implícito, utilizando softwares de gestão do conhecimento e iniciativas centradas no ser humano.  

Propósito

IM: Foca na clareza e organização dos dados.
KM: Tem como objetivo insights acionáveis e entendimento estratégico a partir dos dados.  

Ciclo de vida

• IM: Segue um caminho linear – coletar, armazenar, recuperar. 

• KM: É iterativo, evoluindo constantemente com novas informações e experiências. 

Essencialmente, enquanto o IM fornece uma base estruturada de fatos, o KM transforma esses dados em sabedoria acionável para as organizações.

Como a gestão do conhecimento aprimora e expande a gestão da informação?

Gerenciar o conhecimento não se trata apenas de acumular dados; é um processo dinâmico de aprimoramento e refinamento. As empresas podem começar reunindo dados básicos, semelhantes à criação de uma seção de perguntas frequentes inicial. Mas à medida que incorporam feedback e expertise, essa seção se torna mais abrangente e perspicaz. Com o tempo, ela se torna um testemunho do compromisso da empresa com seus clientes, tornando-se um recurso primário para eles encontrarem soluções precisas e eficientes.

Plataformas como o LiveAgent estão na liderança dessa transformação, fornecendo às empresas as ferramentas para fazer a transição perfeita da gestão da informação para a gestão do conhecimento. Ao capacitar as empresas com essas ferramentas avançadas, elas podem utilizar seus dados de forma mais eficaz, transformando eles em insights acionáveis que beneficiam diretamente seus clientes.

Benefícios da gestão da informação e do conhecimento

Por conta desses benefícios, é crucial para as empresas adotarem estratégias e práticas relevantes. A espinha dorsal de uma gestão de conhecimento e informação eficaz é a integração de sistemas de gerenciamento de documentos apropriados e outras tecnologias. Um sistema de gestão do conhecimento (KMS) é uma ferramenta essencial. É um sistema impulsionado por tecnologia que captura, armazena e recupera conhecimentos tanto tácitos como explícitos. Um KMS não apenas oferece um repositório centralizado de informações, mas também oferece funcionalidades como busca, categorização e recursos colaborativos, garantindo que o conhecimento não seja apenas armazenado, mas também utilizado de forma eficaz.

Exemplos reais de implementações de gestão da informação e gestão do conhecimento

O poder transformador da gestão eficaz da informação e do conhecimento é evidente em várias empresas ao redor do mundo. Aqui está uma visão de alguns casos icônicos em que as empresas integraram perfeitamente esses sistemas para catalisar seu crescimento e manter uma vantagem competitiva.

Sistema de suporte centrado no conhecimento da IBM

A IBM, uma pioneira no setor de tecnologia, lançou um sistema de suporte centrado no conhecimento. Esta iniciativa tinha como objetivo criar, manter e utilizar conhecimentos valiosos como parte do processo de suporte. Os funcionários de todos os níveis foram incentivados a documentar soluções para problemas comuns. Essa biblioteca de soluções foi então disponibilizada para toda a organização. O resultado? Tempos de resolução de problemas mais rápidos, custos de suporte minimizados e uma melhoria geral na satisfação do cliente.

“Lean manfufacturing” da Toyota

O renomado sistema de produção da Toyota é uma masterclass em gestão da informação. Sua abordagem de produção “Just-In-Time” requer dados precisos sobre os níveis de inventário, velocidades de produção e demanda do consumidor. Através de processos meticulosos de gestão da informação, a Toyota garante um mínimo desperdício, um fluxo contínuo de peças e eficiência na produção. Essa abordagem tem sido tão eficaz que foi adotada por indústrias muito além da fabricação automotiva.

“Peer assist” da British Petroleum

British Petroleum (BP), uma das maiores empresas de petróleo do mundo, enfrentou um desafio em comum com muitos grandes conglomerados: compartimentalização do conhecimento. Para enfrentar isso, a BP lançou o “Peer Assist”, uma iniciativa de compartilhamento de conhecimento. Antes de embarcar em um novo projeto, equipes organizavam reuniões com especialistas e colegas que haviam realizado tarefas semelhantes anteriormente. Essa sessão de compartilhamento de conhecimento permitia que as equipes adquirissem conhecimento organizacional, evitassem erros do passado e inovassem mais rapidamente. O “Peer Assist” da BP se tornou um exemplo brilhante de gestão do conhecimento, melhorando significativamente os resultados dos projetos.

Serviços de gestão e análises de informações – Hewlett-Packard’s (HP)

A HP implementou com sucesso um sistema de gestão da informação chamado “Serviços de gestão e análises de informações da HP”. Esse sistema ajudou a categorizar, armazenar e recuperar dados críticos de produtos, especialmente relacionados a microprocessadores. Com um hub centralizado de informações tratadas, as equipes de desenvolvimento de produtos poderiam acessar facilmente dados relevantes, acelerando significativamente o processo de pesquisa e desenvolvimento.

Qual é a diferença entre IMS e KMS?

Um sistema de gestão da informação (IMS) está predominantemente preocupado com o manuseio, armazenamento e recuperação precisa de dados e informações estruturadas. Seu principal objetivo é garantir que as informações corretas estejam disponíveis para as pessoas certas no momento certo. Trata-se de otimizar os processos de dados, garantir consistência, precisão e aderência a padrões regulatórios. Um sistema desse tipo é essencial em um mundo onde vastas quantidades de dados são criadas a cada segundo, tornando-se um desafio filtrar e encontrar insights relevantes.

Por outro lado, um sistema de gestão do conhecimento (KMS) vai mais a fundo. Ele é projetado para gerenciar tanto o conhecimento explícito (processos documentados, diretrizes, etc.) quanto o conhecimento tácito (experiências pessoais, intuições e conhecimento dos funcionários). Um KMS incentiva uma cultura de compartilhamento, colaboração e aprendizado contínuo dentro das organizações. Ao capturar e tornar esse conhecimento acessível, as organizações podem aproveitar a inteligência coletiva, promovendo a inovação e a solução de problemas.

Ferramentas modernas como o LiveAgent combinam esses dois sistemas distintos. Ao integrar os recursos centrados em dados de um IMS com os aspectos mais amplos e focados no conhecimento de um KMS, o LiveAgent apresenta uma abordagem holística. Ele fornece às empresas uma plataforma unificada onde podem gerenciar seus dados, obter insights e garantir que seus funcionários tenham acesso à sabedoria e experiência coletivas da organização. Em essência, ferramentas como estas estão moldando o futuro da gestão da informação e do conhecimento, oferecendo uma solução abrangente e integrada. Você mesmo pode experimentar isso com o teste gratuito de 30 dias do LiveAgent.